Tästä dokumentista löydät ohjeet etäkokoukseen osallistumiseen.
Käytämme ohjelmistona Microsoft Teamsia, joka kannattaa mahdollisuuksien mukaan asentaa etukäteen omaan tietokoneeseen, tablettiin tai älypuhelimeen. Ohjelman voi ladata Microsoftilta osoitteessa:
https://products.office.com/fi-fi/microsoft-teams/download-app
Teams toimii erillisen ohjelman lisäksi myös nettiselaimella, esimerkiksi Google Chromella. Kaikki selaimet ja varsinkaan vanhat versiot eivät kuitenkaan ole tuettuja ja ladattava sovellus on paras keino osallistumiseen.
Kokoukseen osallistuminen tapahtuu seuraavasti:
Saat sähköpostiin osallistumislinkin, joka näyttää tältä (kuva Gmailista):
Kun painat osallistumislinkkiä, Teams aukeaa käyttämääsi nettiselaimeen. Jos olet asentanut varsinaisen Teams-sovelluksen, voit tässä kohdassa valita, että se käynnistyy. Muussa tapauksessa voit edetä nettiselainversioon.
Kun jatkat eteenpäin kokoukseen, Teams pyytää sinua kirjoittamaan nimesi. Jos käytät Teamsia jo muuten esim. työn puolesta ja olet kirjautunut siihen valmiiksi sisään, tätä ei tarvitse tehdä.
Tässä vaiheessa voit myös valita liitytkö kokoukseen mikrofoni ja/tai kamera päälle tai pois kytkettynä
– liitythän ystävällisesti mikrofoni mykistettynä.
Mikrofoni kannattaa avata vain omien puheenvuorojen aikana, jotta vältytään esimerkiksi taustaääniltä, äänen kiertämiseltä ja kaikumiselta ym. mahdollisilta ongelmilta.
Myös erillisten kuulokkeiden tai kuulokemikrofonin käyttö on hyvä idea. Laiteasetuksesi voit tarkistaa ja tarvittaessa säätää ”laitteet” -napin takaa.
Kokoukseen tullaan ”odotushuoneen” kautta, kuva:
Kun pääset mukaan kokoukseen, työkalupalkista löytyy toiminnot kameran ja mikrofonin päälle / pois kytkemiseen sekä chat-ikkunan ja osallistujalistan avaamiseen. Alla esimerkkikuva osallistujalistan näkymästä.
Toinen hyödyllinen näkymä on kokouksen keskustelu / chat. Tämä aukeaa ohjauspalkin viesti-nappulasta seuraavan kuvan osoittamalla tavalla. Viestejä voi kirjoittaa ruudun oikean alareunan tekstikentän kautta.
Sujuvan kokouksen varmistamiseksi toimimme ensisijaisesti siten, että puheenvuorot pyydetään kirjoittamalla viesti tähän kokouskeskusteluun. Puheenvuorot jaetaan kuten normaalisti yhtiökokouksessa, ja omalla puheenvuorolla voi poistaa mikrofonin mykistyksen. Mikrofoni kannattaa taas sulkea puheenvuoron jälkeen.
Kokouksen edetessä käsiteltävää asiaa voidaan helposti esittää Teamsin näkymässä ao. tavalla.
Muita huomioitavia asioita sujuvaa kokoustamista varten:
- Työkalupalkki (jossa nuo mykistys, keskustelu- ja osallistujanapit ovat) häviää näkyvistä hetken päästä, jos sitä ei käytetä. Sen saa takaisin näkyviin liikuttamalla hiirtä kokousikkunassa.
- Mikäli kokouksen ääni ei kuulu, tai oma puhe ei välity kokoukseen, vika on useimmiten oman tietokoneen asetuksissa. Nämä kannattaa tarkistaa vielä erikseen ennen kokouksen liittymistä. Tarvittaessa kokouksen aikana laiteasetukset löytyvät työkalupalkin kolmella pisteellä ”…” merkitystä ”lisää toimintoja” -napista, jonka kautta aukeavasta valikosta voi valita ”Näytä laiteasetukset”.
Mikäli jostain syystä yhteytesi katkeaa, kokoukseen voi liittyä uudestaan saman sähköpostiin tulleen osallistumislinkin kautta.
Lataa ohje: