Taloyhtiönne hankkii isännöintipalvelut Vakka-Suomen Warmalta. Osana palvelujamme käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja. Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössänne.
Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme. Asiakasrekisterimme sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista:
- huoneiston tiedot
- huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet ja syntymäajat
- henkilötunnukset, silloin kun se on henkilön yksilöimisen takia välttämätöntä
- sähköpostiosoitteet
- puhelinnumerot
- sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat
- huoneistokohtaiset veden kulutuslukematiedot, mikäli vesi laskutetaan taloyhtiössä kulutuksen perusteella
- huoneiston kunnossapito- ja muutostyötiedot
- lisäksi meillä on eri aikoina toimintamme kehittämiseksi kerättyjä asiakaspalautetietoja ja kehitysehdotuksia, jotka saattavat ainakin väliaikaisesti sisältää henkilötietoja.
Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tietoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa taloyhtiön ja isännöintiyrityksen etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaiselle, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.
Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiön virallisille edustajille, jotta he voivat hoitaa tehtävänsä sekä taloyhtiön palveluntarjoajille, kuten huoltoyhtiölle ja kirjanpitotoimistolle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa talon asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä.
Näitä tietoja säilytämme asiakasrekisterissämme sen ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja vain niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän ja mahdollisten oikeudellisten toimenpiteiden takia.
Henkilötiedot saamme kerättyä pääasiassa taloon muuton yhteydessä taloyhtiön osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse tai vastaavalla tavalla. Lisäksi henkilöön liitettävissä olevia tietoja kertyy taloyhtiösivuille ja Warma taloyhtiösovellukseen kirjautumisen yhteydessä sekä niitä käytettäessä. Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä tai muilta palveluntarjoajilta.
Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksemme työntekijät suojatuilla työasemillaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme turvallisessa ja lukitussa tilassa.
Rekisteröidylle kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat rekisteröidyn oikeus pyytää pääsy omiin tietoihinsa, oikeus pyytää itseään koskevien virheellisten tietojen oikaisemista, oikeus vastustaa tai rajoittaa tietojensa käsittelyä silloin, kun laki ei sitä edellytä, sekä oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.
Mikäli sinulla on henkilötietojenne käsittelystä kysyttävää tai keskusteltavaa, otathan yhteyttä asiakaspalveluun. Vastaamme mielellämme!